L’employeur doit organiser et être tenu informé de l’organisation de toute VALD même s’il n’en est pas l’initiateur. L’employeur informe Prevlink du besoin d’organiser une VALD en précisant qui en est à l’initiative. En retour Prevlink lui transmet une convocation que l’employeur transmettra au travailleur pour lui donner consigne de s’y rendre pendant son temps de travail, temps pendant lequel l’employeur est responsable de la santé et de la
sécurité du travailleur.